Arborescens recherche son·sa secrétaire administratif·ve

CDI localisé à Dijon à mi-temps (puis évolution vers un plein temps)

Salaire mi-temps : 1.000 € brut mensuel

Pour candidater envoyer un CV + lettre de motivation à franck.magne@arborescens.org

Arborescens SAS, organisme de formation, recherche un·e secrétaire pour centraliser sa gestion administrative. Patient·e, organisé·e, méthodique, autonome, il/elle sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Il/elle a des qualités humaines et relationnelles, est intéressé·e par le milieu de la psychothérapie, et sait intervenir avec discrétion et efficacité. Il/elle peut résoudre des situations urgentes. Il/elle rapporte au directeur financier et administratif.

Polyvalent·e, il/elle a de solides compétences administratives et organisationnelles, et informatiques :

  • Adresser un public varié : stagiaires, formateurs, administrations…
  • Gérer et organiser un environnement informatique sous MacOs : emails, Word, Excel, Internet, environnement cloud (Google Drive) ; une très bonne connaissance d’Excel;
  • Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale ;
  • Rédiger des documents ;
  • Savoir hiérarchiser et classer des documents ;
  • Apprendre à mettre à jour un site web sous WordPress(formation prévue) ;
  • Savoir communiquer rapidement et efficacement ;
  • Connaître et comprendre (ou savoir assimiler) les contraintes légales et administratives générales, et celles liées à un organisme de formation.

Ses tâches sont multiples et variées, et comprennent notamment :

  • Gérer le suivi du système de qualité Qualiopi, s’assurer de la complétude des informations ;
  • Gérer les demandes diverses (emails) : inscription, renseignement… ;
  • Établir des devis, déposer les dossiers de prise en charge auprès de différents organismes administratifs ;
  • Gérer le planning des formations ;
  • Gérer la mise à jour du site ;
  • Gérer et organiser les accès au cloud ;
  • Trier et organiser le classement de documents et dossiers électroniques ;
  • Effectuer la facturation et le suivi des paiements (logiciel Excel) ;
  • Effectuer les paiements fournisseurs ;
  • Effectuer les attestations de formation.